1. 引言
在《企业会计信息化工作规范》中，财政部提出通过利用信息技术，以此来促进会计工作集中化的建议，主要是针对分公司、子公司数量较多、分布较为广泛、层级建构复杂的大型企业和企业集团，建议其逐步建立并完善财务共享服务中心。在出版业的极速发展的过程中，我国涌现出了愈来愈多跨地域、跨行业的大型出版集团。这些出版集团经营规模日益扩大，企业结构愈发复杂，导致财务管理、会计工作面临着诸多问题与挑战，例如高成本、低效率、质量不佳等问题。由此可见，构建财务共享服务中心将成为解决这些问题的最适方法，对于提升出版企业的管理水平具有重要的现实意义。
人民教育出版社有限公司(以下简称“人教社”)的前身人民教育出版社，系经新闻出版总署批准、教育部全额出资，于1950年在北京成立的企业化管理事业单位，2010年完成了转企改制。在新的经济形势下，出版业竞争愈发激烈，这给人教社财务管理工作提出了更高地要求。同时，在“大数据”和“互联网+”的影响下，出版业的经营模式、业务类型正经历着巨大变革，由传统的纸质出版向着数字化出版转型，营销方式也从传统的营销方式向着网络和数字化营销方式转变。在这种情况下，人教社的业务流程、财务管理以及相关信息系统必须进行相应的转型和创新，以适应新时代的发展趋势。
2. 财务共享服务概述
在20世纪90年代，财务共享服务兴起于西方发达国家，许多跨国公司和大型企业集团尝试通过建立属于本企业专门的组织实体，为企业内、外部提供基础财务服务。财务共享服务作为当下新兴的财务管理模式，在发达国家已经得到了广泛应用。如今，我国正处于“大数据”和“互联网+”高速发展的新时代，会计核算及财务管理工作面临着转型改革的问题，越来越多的国内企业开始将财务共享服务引入自身企业实际经营管理。
财务共享服务主要依赖于信息化技术，使用这些技术对企业中复杂的、流程化的财务业务处理流程进行重新架构，并将这些业务集中到财务共享服务中心进行相应的账务处理。其目的是对企业的成本结构进一步的优化，减少企业管理成本，提升管理效率和客户对业务的满意程度，以支持企业决策制定与战略规划[1]。财务共享服务中心通过统一核算财务和集中管理资金，为企业的管理层提供有力的决策支持，从而推动企业集团战略规划实施的有效性[2]。目前，许多国内大中型企业集团在建设财务共享服务中心方面已经取得了显著的效果。
3. 人教社建设财务共享服务中心的必要性
探索ERP模式一直是人教社积极探索的新方向，人教社在探索后成立了信息化建设小组，并于2016年4月成功上线了SAP系统，实现了业财一体化集成的新模式。人教社目前有SAP系统、管理信息系统、银企直联系统、OA工作平台、企业微信平台，各个系统基本实现数据共享，但是，企业的预算管理、内控管理、绩效管理和内控管理等管理会计活动，都全然依赖于手工电子表格报表的有效性传递[3]。随着公司经营范围的逐渐延伸，财务管理显得有些滞后，跟不上业务发展的步伐。因此，需要对业财融合共享模式进行进一步的探索，以满足进一步的管理需求。
(一) 国家部委相关政策的指引
2013年至今，财政部、国务院国资委等国家相关部委先后发布了各类指引文件，鼓励有条件的企业建设财务共享服务中心，要求完善相关运营制度，积极探索数字化转型的有效路径。近年来，一级央企、省级国企已达成共识，根据国家文件指引及企业财务管理自身的管理升级需求，积极探索并建设财务共享服务中心。随着近二十年来国内各大中型企业的探索与实践，在财务共享服务中心建设方面已经积累了大量的经验，并取得了丰硕的成果。实践证明，采用财务共享服务中心已成为规模企业建设一流财务管理体系的必由之路。
(二) 显著降低人力成本
通过建立财务共享服务中心，人教社得以重构和优化其人力资源配置，显著降低了人力成本。首先，财务共享服务中心将各地区、子公司以及分支机构的日常会计结算工作集中处理，避免了以往分散操作所带来的重复劳动和资源浪费，同类性质的工作得以专业、规范地处理。其次，通过专业化的操作和规范化的流程，财务共享服务中心实现了冗余人员的精简。相较于传统的分散处理模式，财务共享服务中心的集中管理，将财务人员的数量控制在合理范围内，避免了过多人力资源的闲置[4]。此外，财务共享服务中心为人员培训和职业发展创造了更多机会。财务共享服务中心便于对人员开展集中培训和业务指导，财务人员可以更加系统地提升自己的专业能力，以适应新的工作模式和要求。这样的培训不仅提高了人员的整体素质，也增强了团队的凝聚力和合作性，从而为公司未来的发展奠定了坚实的人力基础。
(三) 有效提高工作效率和质量
在成立财务共享服务中心后，人教社的财务处理更加标准、统一和精细。相关流程和手续办理将得到进一步简化，通过将散落在各个分公司、子公司的重复性工作规范化操作并集中处理，能够减少许多不必要你的操作环节和协调工作，这一举措将简化复杂程序，使工作流程更加专业和高效。因此，业务处理时间将大幅度的缩短，工作效率也得到极速提升。另外，推行集中办公的方式，人教社更容易对会计人员进行统一培训和业务指导，同时也促进了会计人员之间专业方面的沟通交流，并达成一致的认知。这种共事模式有助于全面提升会计人员的专业素养以及素质能力，避免因为受地域环境、业务水平以及对自身职业判断等因素影响，导致会计核算时产生巨大差异，从而提高会计信息的整体质量。
(四) 促进财务转型创造更大价值
人教社下属1家非独立核算的分公司，1家独立核算的分公司，6家二级子公司，3家三级子公司，业务繁忙，财务任务繁多，财务人员常常陷于一人多岗的情况，难以专注于特定的业务内容中，这导致财务人员专业素质、业务能力提升地较为缓慢，无法将其专业优势充分地进行展示。
人教社在成功建立财务共享服务中心后，可以解放大量财务人员，使其摆脱传统繁琐、不断重复、价值偏低且工作体量大的会计核算工作。因此可以使其有更多时间精力来投入到高附加值的财务工作中。职能方向将发生改变，逐渐向管理会计、业务型财务以及战略性财务方向进行转变，及时对出版企业内部、外部环境的变化进行及时地追踪与把控，积极参与发展战略的研究、制定和实施。此外，还通过深入进行全面预算管理，强化经营分析和财务管控，逐步成为经营决策的智囊团。同时，通过对业务一线地深入了解，参与到企业价值链各环节的价值创造过程当中去，实现业财一体化新模式，从而为企业创造更大的价值[5]。
4. 人教社财务共享服务中心组织架构和支持信息系统
目前，对于人教社财务信息化现状而言，业务层已全面更新并上线了信息系统，因此拥有大量的基础数据库。当下需要于核算层上建立财务共享服务中心来整合大量基础数据，提升工作质量和工作效率。
(一) 财务共享服务中心组织架构
可以在人教社财务部内部设立财务共享服务中心，精细化设置三个职能分中心：核算管理中心、资金管理中心以及运营管理中心。核算管理中心的责任是处理财务核算业务、总账和报表业务以及对档案的管理业务；资金管理中心负责查询账户信息并进行统计、管理资金账户以及办理资金收支相关业务；运营管理中心则对业务流程进一步优化、整理以及对信息化管理工作进行布置操作。如图1所示。
Figure 1. Organizational structure of financial shared service center
图1. 财务共享服务中心组织架构
财务共享服务中心对内为人教社各成员单位提供各项财务核算服务，包括收入业务、人力成本业务、资产业务、资金业务、借款及费用报销、营业外收支、应交税费业务、对外支付等服务，对外也为客户及供应商提供结算等服务。
财务共享服务中心为人教社本部及其下属企业提供财务共享服务，以规范流程、制定制度与标准作业为手段，提供集中、标准和规范的财务服务。财务共享服务中心集合了社本部及下属企业的全部业务数据，社本部在合法合规的前提下使用这些数据，为精细化管理和决策提供有力支持[6]。同时，各业务单位也可以在权限范围内通过系统调阅数据，并对其进行加工整理，以支持管理决策。
(二) 支持财务共享服务的信息系统
财务共享服务子应用系统主要包含“资金管理系统、会计核算系统、网上报账系统、银企互联系统及电子影像系统”等系统。目前人教社已经使用的信息系统包括SAP核算系统、OA工作平台、网上报账系统、银企直联系统、合并报表系统，结合当下实际情况，还需要建立电子影像和电子会计档案等系统。并且需要将现有地系统与财务共享服务系统互通、互联形成良好地协同机制。例如，在共享作业平台发起业务相应申请后，将其推送到OA系统中，并操作其完成相应的审批工作得出审批结果，将审批结果上传到OA系统最后跳转到共享作业平台；同时，对财务共享服务和SAP系统平台实施一体化操作，可以直接提取系统内的数据。此外，通过设立电子影像系统，可以利用智能技术来识别开具的发票以及原始单据上的各项信息，使系统生成记账凭证变得智能高效化，信息化智能提取也使财务人员工作强度得到了缓解[7]。
5. 财务共享模式下业务流程再造
财务核算业务是传统财务共享服务的核心关注所在，尤其是对于财务核算业务过程中业务体量较大、重复性强、标准化水平高的业务。财务核算业务被视为财务工作中最为核心的基础业务，主要包括管理成本和现金、核算资产、总账与报表、采购与付款和销售与收款管理等方面。本文主要研究在运用财务共享服务模式下，销售与收款、采购及付款以及费用与报销三者的具体流程与操作[8]。
(一) 采购与付款共享流程
1) 业务审批。人教社各分、子公司等需求单位提起采购计划，并由相关归口管理部门汇总以后报各公司主管领导审批，批准通过以后组织遴选供应商并签订采购合同，物资入库以后由库存管理部门安排入库验收。
2) 填单/扫描。人教社各分、子公司相关业务人员线上填写付款申请单、报账单据，并把附件整理好交给扫描员；扫描员核实附件是否完整准确后将附件扫描成电子影像。
3) 财务共享服务中心复核。业务审批完成后的单据流入FSSC，由FSSC费用会计或采购会计初核，生成暂存记账凭证；初核后再经会计复核并自动生成正式记账凭证进入会计核算系统。
4) 财务共享服务中心出纳。采购物资记账成功后，出纳根据资金计划进行付款，付款后由往来会计生成付款凭证。
5) 财务共享服务中心归档。人教社各分、子公司扫描员定期把纸质资料上交财务共享服务中心，财务共享服务中心归档员将电子影像与纸质资料进行稽核匹配并归档。采购与付款共享流程示例如图2所示。
Figure 2. Procurement and payment sharing process
图2. 采购与付款共享流程
(二) 费用报销共享流程
1) 填单/扫描。业务人员在业务活动完成后开始报销，员工填写报销单，并将发票等实物票据提交至本部门/单位扫描员，扫描员首先检查实物票据是否正确、合规，是否齐全。如果不齐全，需要补充欠缺资料；如果齐全，扫描员扫描实物票据作为单据附件，点击通过后进入后续审批节点。主管领导对事项的真实性进行把关，审批通过后方可进行后续流程。
2) 财务共享服务中心费用会计审核。报销单线上流转到会计初审岗，会计初审岗对单据及票据影像进行二次审核，主要确认票据合法、合规、达到结算条件，审核通过后进入财务共享服务中心。财务共享服务中心费用会计对申请单及票据影像进行审核，审核通过后复审岗进行复审，并生成凭证。
3) 财务共享服务中心出纳付款。费用报账成功后，出纳根据资金计划进行付款，付款后由往来会计生成付款凭证。
4) 财务共享服务中心归档。扫描员定期把纸质资料上交财务共享服务中心，财务共享服务中心归档员将电子影像与实物进行稽核匹配并归档。费用报表流程如图3所示。
Figure 3. Cost reimbursement sharing process
图3. 费用报销共享流程
(三) 销售与收款共享流程
1) 业务审批。这部分涉及操作开展分公司、子公司前期的销售业务，包括客户评估业务、销售业务洽谈以及合同签订业务。合同的正式签订标志着业务的开始，与此同时也是数据建立的起始点。
2) 业务人员填单。从提起开票到收入确认需要遵循业务流程，分公司、子公司的业务人员需要在报账系统中先提交开票申请，后提交收入确认单，对相关内容进行填写完善，提交后由相关领导对真实性、合理性进行审批确认。
3) 财务共享服务中心(FSSC)收入会计。收入会计对进入FSSC的开票与收入确认进行审核，审核项目实际情况，核对表格信息的真实性和计算过程的正确性，审核通过的单据由系统生成相应记账凭证传递至核算系统并生成记账凭证。
4) 财务共享服务中心(FSSC)归档。打印的记账凭证、收入确认单、整理成册的会计档案等实物资料按照归档流程及时进行归档。销售与收款共享流程如图4所示。
Figure 4. Sales and collection sharing process
图4. 销售与收款共享流程
6. 人教社构建财务共享服务中心的难点
(一) 网络安全问题
财务共享服务中心依赖于网络通信技术，财务数据在网络中传输、交换，存在着一定的安全风险。在当今时代，网络病毒攻击、数据篡改和泄露等问题随时可能发生，一旦发生数据安全事件，将会给财务共享服务中心所在公司带来严重的经济损失，甚至会影响公司的声誉和市场地位[9]。另外，即使是在局域网内部，也不是完全安全的。一旦网络遭受病毒侵袭，会导致公司内部的各个部门信息泄露，甚至公司正常运作也会瘫痪。因此，如何在网络通信中保障财务信息的安全性，成为财务共享服务中心面临的首要难题。
(二) 组织人员重构
建立财务共享服务中心需要对原有的财务管理模式和组织架构进行重构，这涉及到取消或整合原有的部门和岗位，部分财务人员工作内容由财务会计转变为管理会计。这一组织结构调整过程必然会遇到一定的阻力和困难。一方面，员工可能会对新的组织结构和岗位安排感到不适应，产生抵触情绪，影响工作积极性。另一方面，由于涉及到人员岗位的调整和转变，可能会引发部分员工的不满和抵触，甚至会出现人才流失的情况。因此，如何顺利完成组织人员的重构，建成人员岗位相互匹配的局面，是建立财务共享服务中心面临的重要挑战。
(三) 员工培训与素质提升
在构建财务共享服务中心过程中，人教社面临着多重员工培训的难点。首先，员工需要全面了解全社业务流程和具备高水平计算机应用能力的专业素质，这要求制定培训计划时考虑员工的现有水平和实际需求，确保培训内容与工作紧密相关。其次，建立财务共享服务中心后，跨部门的交流与学习成为常态，这一方面促进了跨部门合作和知识共享，但也给部分知识结构相对单薄的员工形成了挑战。另外，内部人才培养与外部高素质人才引进之间的平衡也是一项不可忽视的困难。财务共享服务中心建立后，公司需要投入更多的精力平衡好内外部人才，既要制定激励机制吸引外部人才加入，又要留住优秀内部人才。
7. 应对措施
(一) 全面建立信息安全管理制度
为了有效应对安全风险，人教社制定了全面的信息安全管理制度。这包括对操作安全、密钥管理、信息登记设置以及病毒预防等方面的详细规定。这些制度不是停留在纸面上，而是辅以严格的监督和管理机制，将每项安全工作责任到人，确保财务信息安全管理的全面实施。此外，建立全面且系统的数据备份机制也是至关重要的。通过定期备份关键数据，并建立可靠的数据恢复体系，可以在系统出现问题时迅速恢复运行，最大程度地减少数据丢失和服务中断的风险。
(二) 加快组织人员转型
财务共享服务中心的建立需要对组织结构和人员角色进行调整和转型。在这一过程中，人教社高层领导的认识和支持至关重要。公司管理层意识到财务共享服务中心对于提升财务管理效率和优化资源配置的重要性，并制定了相应的战略目标和政策支持。同时，通过多种渠道向员工宣传财务共享服务的意义和益处，积极收集并反馈员工的问题和建议，促进员工对改革的理解和支持。通过这种方式，形成了上下一致的改革合力，推动财务共享服务中心建设得以顺利进行。
(三) 加强员工培训与素质提升
首先，制定个性化培训计划，根据员工现有水平和工作需求有针对性地进行培训，确保培训内容贴合实际工作需求。培训内容包括业务知识、计算机应用能力以及全社业务流程。其次，建立跨部门交流平台，定期举办研讨会、分享会等活动，促进员工间的交流与学习，拓展视野，增进合作。最后，设立激励机制，包括提供晋升机会和优化薪酬福利，以激励员工持续学习成长，并采取灵活的引才政策，吸引外部高素质人才的加入，从而保证团队整体素质的提升和公司长期发展的稳固基础。以上措施为财务共享服务中心的稳定运行和持续发展奠定了坚实基础[10]。
随着科技日益发展，企业对财务管理的需求也在不断的提高，导致更多的企业专注于探索财务共享服务模式，把建立财务共享服务中心作为提高自身财务管理能力的一项重要手段。在当下信息化高速发展的时代，实施财务共享服务模式的过程中既要面临新的机遇也会面临不断的挑战。企业需要对自身运营管理体系进行逐步改进与完善，以确保财务共享服务能够更好地在企业集团的发展过程中提供更大的助力。