1. 引言
全面梳理整个合同履约以及供应链管理相关环节,充分与物资管理其他专业相协同,实现对电力企业物资合同结算工作风险成因的标本兼治。通过建立风险关键指标预警机制,对结算业务风险指标进行日常统计和监控,并通过预警指标实际绩效表现值来进行预警,有利于通过及时调整业务策略等措施有效地规避风险。在此基础上,进一步采用技术手段固化管理策略,如信息系统自动清账、投运单和质保单在线维护、保函有效期在线维护和预警等措施,全面规范和加强物资合同结算管理工作,提高公司物资结算工作中的风险管控能力 [1] 。
参照公司物资合同结算管理要求和流程,结合调研访谈,梳理当前公司集中采购物资合同结算环节存在的主要风险点。关注点不仅仅局限于合同结算的这一环节,而是将研究视角扩展至整个合同履约乃至供应链管理的其他环节,充分与其他专业相协同,实现对风险成因的标本兼治 [2] 。对集中采购合同结算及相关环节进行分析,详细梳理来自供应商、施工单位、项目建设单位、运行单位、项目管理部门、物资部门、财务部门等各参与方的影响合同结算的风险。应用德尔菲法评估风险发生的可能性及影响,并运用风险矩阵图,得出分析结论,建立物资结算全面风险管理体系和风险防控体系,制定包含一系列长效机制在内的风险应对策略和措施。
2. 建立物资结算全面风险管理体系
梳理当前公司集中采购物资合同结算环节存在的主要风险点,分析风险成因,评估风险发生的可能性及影响,运用风险矩阵图,得出风险应对策略,为方案制定提供依据 [3] 。根据风险分析结论,建立物资结算全面风险管理体系,具体包括日常信息维护收集机制、定期评估会议机制以及后评估机制。
(一) 日常信息维护收集机制:明确合同结算环节关键数据、合同结算前端(项目用款计划、合同签订、物资收货、退换货、投运、质保等)环节关联数据、合同结算后端财务支付等环节关联数据收集手段、频率、职责分工。
(二) 定期评估会议机制:明确风险定期评估会议召开频率、出席人员、会议材料、评估步骤。明确风险定期评估会议召开频率、出席人员、会议材料、评估步骤,并建立风险后评估机制,借助日常收集的信息,及时识别已发生的风险并对风险造成的影响进行事后的、量化的评估,为制定风险对策提供依据。
每季度第三个月,由物资公司合同部牵头,项目建设单位/部门、运行部门、物资公司财务部、采购部、供应部、质监部、供应商服务大厅参与,按照以下步骤进行会前评估准备及会议现场评估:
1) 会前评估准备
主要是集中采购物资结算风险识别及评估用支撑材料的整理工作。
★ 按照《集中采购物资结算日常信息维护收集机制建设方案》各自收集的风险信息,对照《集中采购物资结算风险库》历史版本,识别当前仍然存在的各类风险;
★ 根据收集的风险信息,对各类风险出现的频率及影响进行统计分析,为会议现场进行风险可能性评估和风险影响评估提供依据;
★ 梳理当前业务流程末端,结合当前实际,借助头脑风暴法、德尔菲法、调研访谈、案例分析等方法,得出需要新增的风险类别,并加以详细描述;
★ 针对新增的风险类别,尽可能地搜寻支撑性材料及典型案例,为会议现场进行风险可能性评估和风险影响评估提供依据。
2) 会议现场评估
主要是确定集中采购物资结算风险评估标准、进行风险发生可能性和风险影响评估、初步提出建议举措。
★ 与会人员讨论风险发生可能性的评估标准,明确划分的等级、对应分值及相应的发生概率/频率范围;
★ 专家根据收集的风险信息及会前评估准备材料,结合工作实际,评估风险发生的概率/频率;
★ 与会人员讨论风险发生后造成的影响,明确影响因子及其评价标准、对应分值;如采用层次分析法,还需要专家对影响因子进行比较评估,根据评估结果统计得出各影响因子的权重;如采用最大值法,需准确判断最大影响因子的具体数值;
★ 专家根据收集的风险信息及会前评估准备材料,结合工作实际,评估风险发生的影响因子值,并汇总得出综合影响值;
★ 与会人员应用风险矩阵,得出风险应对策略,并根据具体风险的特点,有针对性地设计防范措施。
(三) 后评估机制:借助日常收集的信息,及时识别已发生的风险并对风险造成的影响进行事后的、量化的评估 [4] [5] 。
★ 风险发生部门调查风险发生的起因及经过,确认风险影响范围,识别风险发生后造成损失的影响方面;
★ 风险发生部门计算风险发生后在相关影响方面的定量影响,如对关键指标影响值、经济损失金额等,并保存完整记录,供定期评估会议引用;
★ 风险发生部门会同相关部门,分析之前拟定的防范措施执行情况,结合本次风险的发生,进一步评估之前拟定的防范措施的有效性和可操作性,提出防范措施完善建议;
★ 风险发生部门会同相关部门,根据防范措施,分析当前实施条件和实施路径,制定行动计划;
★ 在行动计划执行过程中,定期检查,对发现的问题进行整改,确保措施方案落地,并不断完善。
3. 建立物资结算风险防控体系
为了有效规避物资合同结算风险,针对梳理出的风险点,在建立物资结算全面风险管理体系的基础上,进一步建立物资结算风险防控体系,完善风险预警机制、风险督察机制、结算及相关业务标准化建设及协调运作机制 [6] 。
(一) 风险预警机制:设计关键指标监控预警方案,明确指标计算规则,设置指标预警阀值,建立分级预警机制;设计暂估物资比率、保函到期预警、到货满10个月项目未投运、三年以上应付款、质保金未划拨专用账号等9项集中采购物资结算风险监控预警关键指标。
设计关键指标监控预警方案,明确指标计算规则,设置指标预警阀值,建立分级预警机制,为及时识别风险及做出应对提供支持,确保对于各类风险的防控措施及时、到位,提高公司物资结算工作中的风险管控能力。
(二) 风险督察机制:针对管理中出现的涉及资金结算前期准备、过程执行中出现的风险点建立督察机制,完善督察大纲,实现督察工作常态、长效管理;
针对集中采购物资结算管理中出现的涉及资金结算前期准备、过程执行中出现的风险点建立督察机制,完善督察大纲,实现集中督察工作常态、长效管理,为集中采购物资结算风险识别和评估提供依据。
(三) 结算及相关业务标准化建设及协调运作机制:针对风险分析中发现的业务操作不规范、流转不顺畅等风险成因,提出业务标准化操作及相关方协同运作水平提升的具体举措,明确了对合同结算及相关环节业务操作要求及人员管理要求。
针对风险分析中发现的业务操作不规范、流转不顺畅等风险成因,提出业务标准化操作及相关方协同运作水平提升的具体举措,加强公司物资结算工作中的风险管控能力,降低物资结算过程中的资金风险,提高物资结算管理效率和效益。
4. 总结
研究成果将进一步规范集中采购物资的结算管理工作,加强物资结算工作中的风险管控能力,降低物资结算过程中的资金风险,提高物资结算管理效率和效益,对将来集中采购物资结算风险防控体系新的发展提供参考,确保对于各类风险的防控措施及时、到位,提高物资结算工作中的风险管控能力。